Tenue des reunions

Un ensemble de règles mises en œuvre avec bonheur pour la tenue de réunion ou assemblée, lors de constitution de groupe ou de développement de projet alternatifs. Quelque soit le projet, il est prioritairement recherché  que la rencontre soit agréable pour tous les participant·e·s.  pour leur donner envie de contribuer, aucun.e d’entre eux ne doit sentir des émotions . L’objectif est que chacun·n·e en sorte avec les idées claires, le sentiment d'avoir été écouté et une confiance renforcée dans le groupe. Dans ce but :
   1. Les propositions à examiner sont soumises et évaluées en amont afin de coconstruire un ordre du jour d’une dizaine de points, clôturé au moins une semaine avant la séance.
   2. Chaque point et son but sont énoncés clairement avec, si nécessaire, une demande précise et/ou des liens vers plus de détails. Sauf exeption d'urgence, seuls les points figurant à l'ordre du jour sont traités.
   3. Les séances se tiennent à intervalles réguliers, les horaires sont connus, respectés et ne dépassent pas deux heures sans pause.
   4. L’animateur.trice est en charge du bon déroulement de la séance, du respect des règles et de l’atteinte des objectifs fixés.
   5. La séance débute généralement par un recueillement.
   6. Si des règles particulières ou des signes non verbaux sont utilisés, ils sont rappelés.
   7. Si cela n’a pas déjà été convenu et s’avère réellement nécessaire, des rôles supplémentaires sont attribués : scribe, gardien du temps, … 
   8. Si les participants se connaissent trop peu, un tour de parole leur permet de préciser leur nom, leurs attentes ou les raisons de leur présence. La liste des participants est dressée.
   9. Les points sont examinés dans l’ordre fixé. Il peuvent donner lieu à une prise de décision, une délégation, un report à une prochaine séance ou une clôture.
   10. Lors de décisions, la procédure adéquate doit être respectée, le consensus est privilégié.
   11. Les silences sont accueillis comme faisant parti du temps de parole,
   12. L’animation a pour objectif de :
      - favoriser l’écoute active et bienveillante de tout·e·s les participant·e·s.
      - faire en sorte que les règles de fonctionnement soient comprises et respectées, que le temps de parole soit équitable, que les participants se sentent en sécurité,
      - structurer la réunion pour atteindre l’objectif de traiter tous les points de l'ordre du jour.
   13. La personne qui anime la réunion est :
      - au service du groupe, elle ne met donc en avant, ni sa personne, ni ses idées, ni ses avis,
      - différente chaque fois, afin de partager l'expérience et d’éviter les routines,
      - formée aux méthodes d'écoute active, de sociocratie et de communication non violente lors des ateliers méthode.
   14. Un temps de calme clôt la séance afin de permettre à l'animateur de vérifier que personne ne souhaite ajouter quelque chose, que tous le monde est apaisé et que le groupe peut se séparer sans tensions résiduelles non traitées.
   15. Les dates, lieux et modalités des prochaines réunions sont rappelées, l’accès aux compte rendus est précisée, les coordonnées des participants sont éventuellement collectée,.
   16. La séance est déclarée close , si possible à l’heure prévue, et les discussions qui s’ensuivent éventuellement sont réputées informelles.
   17. Les éléments d’un compte rendu exhaustif, au mieux sur la base de prises de notes participatives, sont collectés.
   18. Un compte rendu synthétique est rédigé, archivé et consultable facilement,